先生一人の教室運営ガイド
個人塾・音楽教室の出欠・振替・月謝管理ガイド
小さな教室では、先生が指導、保護者への連絡、予定調整、請求まで担当します。管理方法を増やしすぎず、生徒の登録から入金確認までを一つの流れとして整えることが大切です。
最初の1件を登録する
今日の授業・過去の出欠を探す
レッスン一覧は「これから」の授業を、今日を含めて近い日時から表示します。定期授業を先まで登録しても、直近の授業から確認できます。
- 当日の出欠を入力するときは「今日」を選びます。対象の授業の「出欠・詳細」から名簿を開いてください。
- 前回の記録を見返すときは「過去」を選びます。コースを選んで「この条件で表示」を押すと、対象コースの授業に絞れます。
- 振替元の日が分かっているときは「日付を指定」でその日を選びます。日付指定中は期間より日付が優先され、期間を選び直すと日付指定が解除されます。
- 表示は20件ずつです。「次の20件」で続きを確認できます。授業の状態を「予定」に絞ると、過去の授業で完了にしていないものも探せます。授業を完了にする前に、出欠・日時・授業時間を確認してください。
日付は日本時間です。検索条件の変更だけでは出欠・授業の状態・請求内容は変わりません。
授業の日に行うこと
ダッシュボードから授業を開き、生徒ごとに出欠ボタンを押して保存します。指導メモも同時に保存されます。「未登録」のままでは出席として数えられません。 全員の出欠・日時・授業時間を確認してから授業を「完了」にしてください。完了後は日時・所要時間と状態を変更できず、削除もできません。出欠とメモは修正できますが、作成済みの請求額は自動更新されません。
欠席・振替・月途中の入退会
- 回数制・時間制は、完了した授業の「出席」「振替出席」だけを請求します。「欠席」「連絡あり欠席」と予定中・中止の授業は対象外です。
- 元の授業は欠席、実際に別日に受けた授業は「振替出席」で記録します。元・先の日付をそれぞれの指導メモに残し、生徒の「出欠・指導メモの履歴を見る」から照合してください。最新30件の履歴にはメモも表示されます。
- 振替先の予定はレッスンから作成します。振替元と先の自動連携、振替枠の繰り越しは未対応です。月をまたぐ振替出席は、実際に受けた授業の月が従量請求の対象です。
- 月固定は欠席回数にかかわらず月額です。月途中の入会も日割りせず全額で作成します。教室で必要な調整は送付前の請求下書きで行ってください。
- 月固定は請求作成時に在籍中の生徒が対象です。休会・退会に変更すると、過去月も含め未作成分の対象から外れます。当月分が必要なら先に請求を作成・確認してください。
- 回数制・時間制は、休会・退会後も入会日以降の完了授業の出席・振替出席を請求できます。作成済み請求と過去の出欠は在籍状態を変えても残ります。
定期授業の1回だけを休講・変更する
定期作成した授業も、それぞれ独立した予定です。休講する1回を開き、状態を「中止」にして理由をメモへ残します。中止した授業は回数制・時間制の請求に入りません。日時の変更は完了前に、その1回の「編集」から行ってください。他の日の予定は変わりません。
系列全体の一括変更は未対応です。同じコース・日時の重複登録は防ぎますが、移動前の日時で定期作成をやり直すと新しい予定が追加されます。再作成前に一覧を確認してください。完了後の日時・所要時間に誤りが判明した場合は、メモへ訂正内容を残し、請求を個別に確認します。
月末の確認から翌月へ
- 当月の出欠・完了状態・授業時間を確認します。回数制・時間制は授業作成時のコース料金、月固定は請求月の初日の料金履歴を使います。
- 月謝・請求の「表示月」を選び、「表示」を押します。作成対象月と支払期限を確認して「未作成分を一括作成」を押します。同じ生徒・同じ月の請求は重複しません。
- 下書きの対象生徒・金額・期限を確認し、必要なら請求詳細で調整します。作成後に出欠や料金を直しても請求額は自動更新されません。
- 送付を行ったら「送付済み」、入金を確認したら「入金済み」として記録します。メール送信や決済は自動では行いません。一度でも送付・入金扱いにした請求内容は、状態を戻しても編集できません。
- 「未入金」「期限超過」を確認し、必要に応じて設定から教室データのCSVを保存します。翌月は表示月を切り替え、予定を確認してください。請求作成と未入金の繰り越し請求は自動では行いません。
生徒ごとの情報は、一つの台帳を基準にする
紙の名簿、スマートフォンの連絡先、表計算に同じ情報を分けて持つと、更新漏れが起きやすくなります。生徒台帳を基準にし、本人や保護者の連絡先など必要な情報だけを登録します。
三つの管理を同じ順番でつなぐ
生徒台帳
氏名、連絡先、受講コース、在籍状況を一か所にまとめ、連絡先を別のメモへ重複して残さないようにします。
レッスンと出欠
予定を作ったら、実施後に出欠と短い指導メモを残します。欠席は振替の要否まで確認します。
月謝と入金
請求対象月、金額、支払期限、入金日をそろえ、未入金だけを後から確認できる状態にします。
指導メモは、次回の一言が分かる長さで残す
長い授業記録を毎回書く必要はありません。取り組んだ内容、できたこと、次回確認することを一つずつ残すと、授業の再開が早くなります。保護者へ共有する文章と、先生だけが見る指導メモは目的を分けます。
月謝管理は、月初・期限前・入金後の三回で確認する
月初に請求対象を確認し、期限前に未送付がないかを見ます。入金後は入金日を記録し、期限を過ぎた請求だけを一覧で確認します。個別の記憶に頼らず、状態で絞り込めるようにすると確認時間を減らせます。
最初は、現在通っている生徒と次のレッスンだけ
過去の情報をすべて移すのではなく、在籍中の生徒と今後の予定から始めます。日々使う中で必要だと分かった情報だけを追加すると、教室に合った管理方法へ育てられます。